В данной статье будет рассмотрен процесс перехода программы 1С: Зарплата и управление персоналом с редакции 2.5 в редакцию 3.1. Причиной перехода является завершение в 2018 году поддержки старых редакций конфигураций для расчета заработной платы.

Для начала сделаем резервную копию базы, из которой будем переносить данные. Для этого открываем базу в режиме «Конфигуратор».

Выбираем нужную папку и сохраняем файл.

Далее создаем новую информационную базу с релизом 3.1.

При первом запуске появится начальная страница, на которой будет предложено загрузить данные из вашей прежней программы, либо настроить систему для работы «с чистого листа». Мы выбираем последний вариант: «Перенести данные из программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5»

На следующем шаге выбираем базу, из которой следует перенести данные, вводим имя пользователя и пароль (если имеется). Также необходимо обратить внимание на предупреждение программы о том, что перенос данных возможен из релиза не ниже указанного. При несоответствии указанного и существующего релиза следует обновить конфигурацию перед тем, как осуществлять перенос данных.

Далее выбираем месяц начала эксплуатации. Будут перенесены на начало указанного периода все необходимые данные за прошлые периоды для сдачи отчетности, кадровые и расчетные данные, которые используются на дату начала ведения учета в новой программе.

Далее нажимаем «Настройка» и выбираем «Использовать начисления предыдущих периодов» не смотря на то, что не рекомендуется. Но если выбрать первый способ, то возникнут сложности при проверке.

Нажимаем «Загрузить данные»

После загрузки появится такая надпись

Осуществляем начальную настройку программы. Нажимая «Далее» проверяем /проставляем опции в зависимости от специфики организации.

Проверяем данные об организациях:

Проверяем настройку кадрового учета, штатного расписания:

В дальнейшем эти настройки можно изменять на вкладке «Настройка / Кадровый учет».

Проверяем настройки расчета зарплаты:

Данные настройки так же можно будет изменять на вкладке «Настройка / Расчет зарплаты».

Проблемы, возникающие после переноса:

На самом деле ошибки в каждый раз разные, но есть наиболее повторяющиеся.
1. Сальдо – сальдо сверять надо по месяцу последнего расчета (т.к. помесячно будут расхождения из-за различного отображения выплат).
В случае, если сальдо все таки разнится, поправить можно заведя документ «Начальная задолженность по зарплате» (находится на вкладке Выплаты) и заполнив его на разницу по каждому сотруднику, по которому было расхождение.
Были случаи, когда достаточно было отменить проведение, созданного автоматически при переносе.

2. Расчет страховых взносов. Перед переносом программы, если в 2.5 были начисления в новом месяце (например, отпуск), который был рассчитан, но не было заведено документа «расчет страховых взносов» за этот месяц, то в 3.1 произойдет расхождение базы и взносов. И придется в «перенос данных» в облагаемую базу по каждому такому документу (сотруднику) руками забивать базу для расчета страховых взносов, что занимает много времени. Если у вас сложилась такая ситуация – лучше войти в 2.5, завести и рассчитать документ начисления страховых взносов. А потом заново осуществить перенос в новую чистую базу 3.1.

3. 6-НДФЛ. Если при формировании 6-НДФЛ во 2-ом разделе не подтягиваются суммы дохода по месяцам до переноса. То необходимо зайти в документ «Перенос данных (НДФЛ)» и проставить по всем строкам: Учитывать выплаченный доход в 6-НДФЛ в значение «нет».

4. По расчету начислений, использующих базу: в случае, если в редакции 2.5 были добавлены виды расчета, которые существовали ранее (например, еще один «оклад по дням»), то при расчете начислений, в базу которых он входил – необходимо в эту базу добавить эти начисления.

5. Если у вас тариф расчета страховых взносов отличный от основного, не забудьте его выбрать в новой базе.
Если во время переноса появятся ошибки, которые не удастся исправить, то на рисунке 5 необходимо выбрать первый вариант переноса данных («Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты»). Но при этом в перенесенной базе не удастся просматривать данные периодов до даты переноса.